Usługa · Dane i analityka

Zarządzanie danymi podstawowymi

Każdy raport jest tak dobry, jak kartoteki, z których czerpie. W typowej firmie handlowej po kilku latach ta sama hurtownia występuje w ERP czterokrotnie, jeden towar ma dwa indeksy, bo raz przyszedł w kartonach, a raz na sztuki, a sklep internetowy zakłada nowego kontrahenta przy każdym zamówieniu bez rejestracji. Robimy z tym porządek i ustawiamy reguły, żeby bałagan nie wrócił po pół roku.

Wyślij zapytanie Zakres usługi

NIP

sprawdzony w GUS i na białej liście

Duplikaty

wyszukane i scalone

Właściciel

dla każdej kartoteki

Raport

jakości co miesiąc

Co obejmuje usługa

Narzędzie ma tu najmniejsze znaczenie. Liczy się to, że każda kartoteka ma imiennie wskazanego opiekuna, a zasady są spisane tak, że nowy pracownik zastosuje je bez pytania.

Omów zakres z inżynierem

Pomiar stanu

Eksportujemy kontrahentów, dostawców i towary, a potem liczymy duplikaty, puste pola obowiązkowe, różne zapisy tej samej nazwy i niespójne jednostki miary.

Weryfikacja kontrahentów

Dane firm porównujemy z rejestrem REGON w GUS i białą listą podatników VAT. Poprawny NIP nabywcy ma dziś znaczenie także dlatego, że faktury idą przez KSeF.

Towary i indeksy

Jednolite nazwy, kody EAN, jednostki i przeliczniki opakowań. Łączymy indeksy z ERP z ofertami na Allegro i SKU w sklepie, często przez BaseLinker lub Apilo.

Scalanie duplikatów

Łączymy powielone karty tak, żeby dokumenty, rozrachunki i historia sprzedaży wskazywały po scaleniu właściwy rekord.

Zasady zakładania

Jak zapisujemy nazwę i adres, które pola są obowiązkowe i kto w ogóle może dodać nowego kontrahenta lub towar.

Klienci indywidualni i RODO

Wskazujemy konta osób prywatnych nieaktywne dłużej niż przewiduje Twoja polityka retencji, żeby można je było usunąć lub zanonimizować.

Jak wygląda współpraca

Diagnoza jest krótkim etapem, a porządki rozkładamy zwykle w czasie, żeby nie zakłócać bieżącej sprzedaży i zamknięcia miesiąca.

Diagnoza

Przez bezpieczny dostęp zdalny albo z eksportu danych liczymy błędy i pokazujemy, gdzie najbardziej psują raporty.

Reguły

Zasady spisujemy z osobami, które na co dzień zakładają karty w dziale handlowym i w magazynie, a nie tylko z kierownictwem.

Porządki

Najpierw aktywni kontrahenci i towary w sprzedaży, archiwum na końcu. Każde scalenie zatwierdza opiekun kartoteki.

Utrzymanie

Walidacje przy zakładaniu karty i comiesięczny raport jakości pilnują, żeby poziom się nie obniżał.

Najdroższy duplikat siedzi w kartotece towarów, nie klientów. Gdy ten sam produkt ma dwa indeksy, stan magazynowy rozkłada się na oba, a oferta na Allegro powiązana z pierwszym pokazuje zero sztuk, choć na półce leży cała paleta. Taki błąd kosztuje utraconą sprzedaż każdego dnia i nie widać go w żadnym raporcie finansowym.

Pytania i odpowiedzi

Najczęściej z pośpiechu i z integracji. Handlowiec nie znajduje klienta, bo szuka po skrócie nazwy, i zakłada nową kartę. Sklep internetowy przesyła do ERP każde zamówienie gościa jako nowego kontrahenta. Pomagają wyszukiwanie po NIP, pobieranie danych z GUS i poprawnie skonfigurowana integracja.

Wyszukiwanie podejrzanych par tak, i to oszczędza mnóstwo godzin. Samo scalenie powinien jednak zatwierdzić człowiek. Dwie spółki o prawie identycznej nazwie to czasem firma matka i córka z różnymi NIP, a błędne połączenie miesza rozrachunki, które trudno potem rozdzielić.

W firmie do 250 osób rzadko. Większość problemów rozwiązują reguły, walidacje w Comarch ERP, Symfonii czy enova365 i stały raport jakości. Dedykowany system do danych podstawowych ma sens dopiero wtedy, gdy kilka systemów musi w czasie rzeczywistym korzystać z tych samych kart.

To zwykle najbardziej zaniedbany fragment. Pokazujemy, ile kont klientów indywidualnych nie było używanych od lat, a Ty razem z IOD decydujesz, co usunąć lub zanonimizować. Dokumentów księgowych nie ruszamy, bo podlegają obowiązkowi przechowywania.

Więcej w tym obszarze

Zobacz cały obszar

Usługa Hurtownia danych Dane z ERP, Allegro i sklepu w jednym miejscu, raporty w Power BI Usługa Inteligentne przetwarzanie dokumentów Automatyczny odczyt faktur zagranicznych, WZ, PZ i umów

Uporządkuj swoje kartoteki

Napisz, które raporty się nie zgadzają i które listy wyglądają na zaśmiecone. Zaczniemy od zmierzenia, jak duży jest problem.

E-mail
office@apply.pl

Godziny pracy
pon.-pt. 8:00-18:00, odpowiedź w ciągu dnia roboczego

Spotkania
Online w Teams lub Google Meet

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych przez Apply w celu odpowiedzi na zapytanie, zgodnie z polityką prywatności