Usługa · E-commerce i integracje

Integracja z systemem księgowym

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy, faktura wystawiona „na boku” w arkuszu albo przepisana z panelu sklepu to już nie tylko strata czasu, ale ryzyko błędu, którego nie da się po cichu poprawić. Każda pomyłka w NIP-ie czy stawce kończy się fakturą korygującą w systemie Ministerstwa Finansów. Dlatego ustawiamy przepływ tak, żeby dokument powstawał w programie księgowym automatycznie, z danych, które klient sam wpisał w koszyku, a Twoja księgowa zajmowała się księgowaniem, nie przepisywaniem.

Wyślij zapytanie Zakres usługi

KSeF

faktury z zamówień bez ręcznej pracy

programów, z którymi pracujemy najczęściej

Test

na kopii bazy przed startem

JPK_V7

poprawne GTU już w kartotece

Co obejmuje usługa

Zaczynamy od pytania, który system jest „źródłem prawdy” dla towarów, cen i stanów. Dopiero potem wybieramy narzędzie: gotową wtyczkę, BaseLinkera albo połączenie przez API.

Omów zakres z inżynierem

Programy księgowe i sprzedażowe

Comarch ERP Optima, InsERT Subiekt nexo, Symfonia, wFirma, Fakturownia i iFirma, po drugiej stronie WooCommerce, PrestaShop, Shoper, IdoSell albo Shopify.

Kartoteka towarów

Indeksy, kody EAN, jednostki, stawki VAT i oznaczenia GTU trafiają do sklepu z jednego miejsca. Koniec z dwiema różnymi nazwami tego samego produktu.

Paragon czy faktura

Osoba prywatna dostaje paragon lub fakturę imienną, firma podaje NIP w koszyku, a dane nabywcy sprawdzamy w białej liście, zanim dokument pójdzie do KSeF.

Numer KSeF w zamówieniu

Po przyjęciu faktury przez KSeF jej numer i PDF wracają do zamówienia, więc obsługa sklepu nie musi szukać dokumentu w programie księgowym.

Korekty i zwroty

Zwrot w sklepie tworzy szkic faktury korygującej. Księgowa go zatwierdza, zamiast wystawiać korektę od zera na podstawie maila od magazynu.

Wpłaty i rozrachunki

Wypłaty od operatora płatności łączymy z fakturami, a prowizje trafiają na osobne konto kosztowe, a nie „gdzieś w wyciągu”.

Alerty

Gdy KSeF odrzuci dokument albo synchronizacja stanie, wskazana osoba dostaje maila z konkretnym zamówieniem i powodem.

Jak wygląda współpraca

Połączenie z programem chmurowym, takim jak wFirma czy Fakturownia, to zwykle mniej pracy niż lokalna instalacja Optimy lub Subiekta z kilkoma magazynami. Zakres i harmonogram ustalamy po przeglądzie.

Przegląd z księgową

Wspólnie przechodzimy przez schematy księgowe, stawki VAT, serie numeracji i to, jak dziś wystawiane są faktury ze sklepu.

Konfiguracja na kopii

Łączymy sklep z kopią bazy albo firmą testową w programie księgowym i ze środowiskiem testowym KSeF.

Porównanie danych

Przepuszczamy kilkadziesiąt prawdziwych zamówień z ostatnich tygodni i porównujemy wynik z dokumentami wystawionymi ręcznie.

Przełączenie

Uruchamiamy integrację na produkcji w spokojny dzień, najlepiej nie w okolicy terminu JPK_V7, i w pierwszym okresie po starcie regularnie sprawdzamy zgodność.

Najwięcej problemów robią towary założone „na szybko” pięć lat temu. Rozmiar i kolor wpisane w nazwę, ta sama koszulka pod trzema indeksami, stawka 23 % na książkach. Integracja wiernie przeniesie ten bałagan do sklepu i do KSeF. Porządki w kartotece to praca dla osoby odpowiedzialnej za asortyment, a my podpowiadamy, od czego zacząć i jak to zrobić hurtowo.

Pytania i odpowiedzi

Czasem wystarczy i wtedy ją polecamy, zamiast budować coś własnego. Wtyczki dobrze radzą sobie z prostym sklepem: jeden magazyn, jeden cennik, klienci detaliczni. Kłopoty zaczynają się przy wariantach, cenach hurtowych, kilku magazynach albo sprzedaży zagranicznej w procedurze OSS. Wtedy piszemy połączenie przez API programu księgowego i dbamy o nie po wdrożeniu.

Faktura czeka w kolejce, a klient dostaje potwierdzenie zamówienia jak zwykle. Program księgowy wysyła dokument, gdy KSeF znów przyjmuje faktury, a numer trafia do zamówienia z opóźnieniem. W trybie awaryjnym ogłoszonym przez Ministerstwo Finansów postępujemy zgodnie z tym, co ustalisz z księgową, i to także jest zapisane w konfiguracji.

Nie. Ustalamy, które dokumenty powstają w pełni automatycznie, a które czekają na akceptację, na przykład korekty albo faktury dla klientów zagranicznych. Księgowa dostaje mniej przepisywania i więcej czasu na sprawdzanie tego, co naprawdę wymaga jej oka.

Stany co kilka minut, ceny kilka razy dziennie, opisy raz na dobę w nocy. Pełny katalog wysyłany co chwilę obciąża serwer z programem księgowym, a przy instalacji lokalnej potrafi spowolnić pracę całego biura w godzinach szczytu.

Więcej w tym obszarze

Zobacz cały obszar

Usługa Integracja z platformami sprzedażowymi Allegro, Amazon.pl, Empik i Erli na jednym stanie magazynowym Usługa Płatności online BLIK, szybkie przelewy, karty i PayPo w koszyku i w księgowości Usługa Wysyłka i integracja z kurierami Paczkomaty w koszyku, etykiety jednym kliknięciem i śledzenie paczek

Połącz sklep z księgowością

Napisz, na jakiej platformie działa sklep, z jakiego programu korzysta księgowość i ile masz produktów. Odpowiemy z oceną pracy i terminem.

E-mail
office@apply.pl

Godziny pracy
pon.-pt. 8:00-18:00, odpowiedź w ciągu dnia roboczego

Spotkania
Online w Teams lub Google Meet

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych przez Apply w celu odpowiedzi na zapytanie, zgodnie z polityką prywatności