Zasada 3-2-1 w praktyce: jak ułożyć kopie zapasowe w firmie

Na czym polega zasada 3-2-1

Zasada 3-2-1 backup mówi, że dane firmy powinny istnieć w co najmniej trzech egzemplarzach, na dwóch różnych rodzajach nośników, a jeden z tych egzemplarzy powinien znajdować się poza siedzibą, w której pracujesz. Oryginał na serwerze liczy się jako pierwsza kopia, więc w praktyce potrzebujesz dwóch kopii zapasowych: jednej blisko, do szybkiego odtwarzania, i jednej daleko, na wypadek zdarzenia, które dotknie całe biuro.

Każda cyfra odpowiada na inne zagrożenie. Trzy egzemplarze chronią przed pechem, gdy jedna kopia okaże się uszkodzona akurat wtedy, kiedy jej potrzebujesz. Dwa nośniki chronią przed wadą konkretnej technologii, na przykład serią dysków z tej samej partii. Kopia poza firmą chroni przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i atakiem, który obejmie całą sieć lokalną.

Co się liczy jako kopia, a co nie

Tu zaczyna się większość nieporozumień. Nie każda „druga wersja” danych jest kopią zapasową:

• RAID w serwerze lub NAS-ie chroni przed awarią dysku, ale usunięty plik znika ze wszystkich dysków jednocześnie. To wysoka dostępność, nie backup.
• Synchronizacja przez OneDrive, Dropbox czy Synology Drive przenosi zmiany w obie strony. Zaszyfrowany lub skasowany plik zostanie zsynchronizowany tak samo jak poprawny.
• Migawki (snapshoty) na tym samym urządzeniu pomagają szybko cofnąć zmiany, ale giną razem z urządzeniem.
• Replikacja maszyny wirtualnej na drugi host ułatwia szybkie uruchomienie, ale powiela także błędy logiczne i infekcję.

Kopią w rozumieniu zasady 3-2-1 jest dopiero niezależny zapis danych z określonego momentu, który możesz odtworzyć także wtedy, gdy oryginał jest uszkodzony, usunięty albo zaszyfrowany.

Dwa nośniki: co wybrać

„Różne nośniki” oznaczają dziś raczej różne systemy przechowywania niż różną fizykę zapisu. Poniżej zestawienie rozwiązań, które najczęściej spotyka się w małych i średnich firmach.

Dla wielu firm rozsądnym punktem wyjścia jest połączenie NAS-a jako kopii lokalnej i magazynu obiektowego w chmurze jako kopii zdalnej. Dyski USB warto traktować jako rozwiązanie przejściowe: działają, dopóki osoba odpowiedzialna za ich wymianę nie pójdzie na urlop.

Jedna kopia poza firmą, ale naprawdę poza

Kopia „poza firmą” musi być niezależna od budynku i od sieci. Dysk w szafie w sąsiednim pokoju nie spełnia warunku. Dysk w domu właściciela spełnia go częściowo: jest poza budynkiem, ale bywa nieaktualny i nie jest zaszyfrowany.

Wyobraź sobie biuro rachunkowe, które ma serwer, NAS i dwa dyski USB z kopiami. Wszystko stoi w jednej szafie w pomieszczeniu socjalnym. Awaria instalacji wodnej piętro wyżej zalewa szafę w nocy z soboty na niedzielę. Ocaleje tylko dysk, który księgowa zabrała do domu dwa tygodnie wcześniej. Dane z ostatnich dwóch tygodni trzeba odtwarzać z maili i wyciągów, w dodatku w środku okresu rozliczeniowego.

Kopia zdalna powinna być zaszyfrowana po stronie firmy, zanim opuści sieć, a klucz szyfrowania przechowywany w dwóch miejscach, z których żadne nie jest samym serwerem. Jeśli w kopii są dane osobowe, dobierz dostawcę z centrum danych w UE i uwzględnij go w umowie powierzenia.

Przykładowy układ dla firmy do 30 osób

Typowa mała firma ma jeden serwer (fizyczny lub wirtualny) z systemem księgowym i plikami, a pocztę w Microsoft 365. Rozsądny układ 3-2-1 wygląda tak:

1. Dane produkcyjne na serwerze: pierwszy egzemplarz.
2. Kopia nocna, a dla bazy ERP co kilka godzin, na NAS z osobnym kontem administracyjnym, niepodłączony jako dysk sieciowy do stanowisk: drugi egzemplarz, pierwszy nośnik.
3. Codzienna kopia z NAS-a do zaszyfrowanego magazynu S3 w UE z blokadą usuwania na 30 dni: trzeci egzemplarz, drugi nośnik, poza firmą.
4. Osobny backup Microsoft 365 do chmury, bo poczta i OneDrive to inny zbiór danych, o czym pisaliśmy w artykule o kopii zapasowej Microsoft 365.

Do tego harmonogram retencji: na przykład kopie dzienne z 14 dni, tygodniowe z 8 tygodni i miesięczne z roku. Długość retencji zależy od tego, jak późno zwykle odkrywacie problemy. Jeśli błąd w księgowaniu wychodzi przy zamknięciu roku, kopia z ostatnich dwóch tygodni nie pomoże.

Rozszerzona wersja: 3-2-1-1-0

Coraz częściej spotkasz zapis 3-2-1-1-0. Dodatkowa jedynka oznacza jedną kopię odizolowaną lub niezmienną, której nie da się usunąć ani zaszyfrować z poziomu zainfekowanej sieci. Zero oznacza zero błędów przy weryfikacji, czyli kopie regularnie sprawdzane przez próbne odtwarzanie. To odpowiedź na ransomware, które celowo szuka i niszczy kopie przed szyfrowaniem danych. Jak wygląda taki atak od strony ofiary, opisaliśmy w planie reagowania na ransomware.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu

• NAS z kopiami zamapowany jako dysk sieciowy na każdym komputerze,
• to samo hasło do serwera, NAS-a i konta w chmurze,
• kopia zdalna uruchomiona raz, a potem od miesięcy nieudana z powodu wygasłego klucza API,
• brak kopii bazy danych w stanie spójnym, bo backup kopiuje otwarte pliki programu księgowego,
• brak dokumentacji: nikt poza jedną osobą nie wie, gdzie są kopie i jak je odtworzyć.

Od czego zacząć

Spisz, gdzie dziś leżą dane i gdzie ich kopie, a potem porównaj to z zasadą 3-2-1 punkt po punkcie. Zwykle wystarczy dołożyć jeden element, najczęściej kopię zdalną, i poprawić uprawnienia. Nasi inżynierowie projektują i konfigurują zdalnie taki układ w ramach usługi wdrożenie kopii zapasowych, a kopię poza firmą ustawiamy jako backup w chmurze z centrum danych w UE. Jeśli coś trzeba fizycznie podłączyć w biurze, na przykład nowy NAS, robi to Twój pracownik według naszej instrukcji.