Krótka odpowiedź: rząd wielkości
Jeśli prowadzisz firmę do 10 osób, pracujecie na Microsoft 365 lub Google Workspace, a program księgowy działa w przeglądarce, stała zdalna obsługa IT kosztuje w Apply od 1 900 zł netto miesięcznie (pakiet Start). Firma z 20-40 pracownikami, własnym serwerem albo sklepem internetowym, który musi działać codziennie, trafia zwykle do pakietu Biznes za 3 900 zł netto miesięcznie. Produkcja na kilka zmian, kilka lokalizacji i dyżur całodobowy to pakiet Premium od 7 500 zł netto. Pojedyncze zlecenia poza pakietem rozliczamy według stawki 190 zł netto za godzinę.
Te liczby są punktem wyjścia, a nie wyrocznią. Dwie firmy o tej samej liczbie pracowników mogą płacić bardzo różne kwoty, bo cenę wyznacza ilość pracy, a nie obroty czy branża. Żeby porównać oferty różnych dostawców, trzeba najpierw zrozumieć, w jakim modelu każdy z nich liczy.
Cztery modele rozliczeń, które spotkasz na rynku
Oferty obsługi informatycznej w Polsce mieszczą się zwykle w jednym z czterech schematów. Każdy ma sens w innej sytuacji.
| Model | Jak działa | Dla kogo | Główne ryzyko |
|---|---|---|---|
| Stawka godzinowa | Płacisz za przepracowane godziny, zwykle z minimalnym czasem rozliczenia | Firmy z bardzo rzadkimi problemami | Nikt nie dba o IT między awariami, faktury skaczą z miesiąca na miesiąc |
| Pakiet godzin | Kupujesz z góry np. 10 godzin, które zużywasz w danym okresie | Firmy z przewidywalnym, niewielkim obciążeniem | Niewykorzystane godziny często przepadają |
| Abonament za użytkownika lub urządzenie | Stała kwota razy liczba osób albo komputerów | Firmy, które szybko rosną lub się kurczą | Dopłaty za każdą drukarkę, telefon i serwer |
| Ryczałt za zakres | Jedna kwota za opisany zakres prac i czas reakcji | Firmy, które chcą przewidywalnego budżetu | Trzeba dokładnie przeczytać, co jest poza zakresem |
Apply rozlicza w czwartym modelu: pakiety mają stałą cenę, a w umowie zapisujemy, co obejmują. Nie twierdzimy, że to jedyny rozsądny model. Stawka godzinowa bywa tańsza dla jednoosobowej działalności, która potrzebuje pomocy dwa razy w roku.
Próg opłacalności: kiedy abonament wychodzi taniej
Najprostszy rachunek wygląda tak: 1 900 zł podzielone przez 190 zł to 10 godzin. Jeśli Twoja firma regularnie potrzebuje mniej niż 10 godzin pracy informatyka miesięcznie, rozliczenie godzinowe może być tańsze. Jeśli więcej, abonament wygrywa.
W praktyce ten rachunek zaniża wartość abonamentu z trzech powodów:
- Praca, której nie widzisz. Aktualizacje systemów, kontrola kopii zapasowych, przegląd alertów bezpieczeństwa i porządki w kontach zajmują kilka godzin miesięcznie nawet wtedy, gdy nikt niczego nie zgłasza. W modelu godzinowym zwykle nikt tego nie robi, bo nikt tego nie zamówił.
- Mniej awarii w kolejnych miesiącach. Gdy ktoś systematycznie dba o środowisko, liczba zgłoszeń po pierwszych porządkach zwykle spada.
- Gwarantowany czas reakcji. Przy stawce godzinowej czekasz, aż informatyk znajdzie wolną chwilę. W abonamencie czas reakcji jest zapisany w umowie: 4 godziny w Start, 1 godzina w Biznes, 15 minut w Premium.
Przykład: agencja marketingowa zatrudniająca 9 osób korzysta z informatyka „na telefon”. W spokojnym miesiącu faktura jest niewielka, ale gdy pada dysk w laptopie grafika, a kopii jego projektów nie ma, jeden miesiąc potrafi kosztować tyle co kilka poprzednich razem. W modelu abonamentowym koszt jest stały, a kontrola kopii danych z OneDrive i SharePoint to zwykła, comiesięczna czynność, a nie reakcja na awarię.
Sześć rzeczy, które podnoszą lub obniżają cenę
Niezależnie od modelu, wycena każdego dostawcy opiera się na podobnych czynnikach:
- Liczba użytkowników i urządzeń. Każde konto w Microsoft 365, każdy laptop i telefon zarządzany przez Intune to praca przy konfiguracji, aktualizacjach i zgłoszeniach.
- Serwery i chmura. Serwer z Comarch ERP Optima w centrum danych albo VPS ze sklepem wymaga łatek, monitoringu i testów odtwarzania. To zwykle największy pojedynczy składnik ceny.
- Godziny wsparcia. Pomoc od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-18:00 to zupełnie inna kwota niż dyżur w nocy i w weekendy.
- Czas reakcji. Kwadrans da się zagwarantować tylko grafikiem dyżurów kilku osób, a to kosztuje.
- Wymagania dokumentacyjne. RODO, NIS2 czy przygotowanie do audytu ISO 27001 oznaczają rejestry, raporty i procedury, które ktoś musi prowadzić.
- Stan środowiska na starcie. Brak dokumentacji, konta po byłych pracownikach i komputery bez aktualizacji od miesięcy oznaczają pracochłonny pierwszy miesiąc.
Czego nie ma w cenie abonamentu
Tu najczęściej pojawiają się nieporozumienia, więc warto zapytać o to każdego dostawcę wprost i poprosić o odpowiedź na piśmie. Zwykle poza abonamentem są:
- licencje, np. Microsoft 365, programy antywirusowe czy system księgowy. Abonament to praca, nie oprogramowanie;
- projekty, np. migracja poczty, przeniesienie serwera do chmury albo integracja sprzedaży z KSeF. Dobrą praktyką jest osobna wycena i start dopiero po Twojej akceptacji;
- sprzęt. Apply go nie sprzedaje i nie montuje. Gdy trzeba wymienić dysk lub przepiąć kabel, robi to Twój pracownik lub lokalny dostawca według instrukcji naszego inżyniera.
Dokładny zakres pakietu zawsze opisuje umowa, więc przy każdej ofercie, także naszej, czytaj ją razem z listą wyłączeń.
Po stronie plusów: cała obsługa jest zdalna, więc na fakturze nie znajdziesz dojazdów ani godzin spędzonych w korkach. U dostawców, którzy doliczają przyjazdy, ta pozycja potrafi stanowić istotną część miesięcznej kwoty, dlatego porównując oferty, sprawdź ją osobno.
Porównuj oferty po zakresie, a nie po kwocie w nagłówku. Tani abonament, który nie obejmuje serwera, kopii zapasowych i pracy po 16:00, po trzech miesiącach okazuje się droższy od uczciwie wycenionego pakietu.
Co zmienia się w kosztach IT w 2026 roku
Kilka zjawisk sprawia, że budżety na obsługę IT w tym roku rosną nawet w firmach, które nie zatrudniają nowych osób.
KSeF. Obowiązkowe e-faktury oznaczają, że system księgowy lub sprzedażowy musi być połączony z Krajowym Systemem e-Faktur, a ktoś musi pilnować uprawnień i tokenów. To zwykle jednorazowy projekt plus stała drobna praca.
Koniec wsparcia Windows 10. Komputery, które nie zostały przeniesione na Windows 11, trzeba albo wymienić, albo objąć płatnymi aktualizacjami. Obsługa floty z dwoma systemami jest bardziej pracochłonna.
Bezpieczeństwo i dokumentacja. Część firm podlega nowym obowiązkom wynikającym z NIS2 i nowelizacji ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, a pozostałe coraz częściej dostają pytania o zabezpieczenia od własnych klientów i ubezpieczycieli. Odpowiedzi wymagają dokumentów, a nie deklaracji.
Jak policzyć koszt dla swojej firmy w 15 minut
Zanim poprosisz kogokolwiek o ofertę, spisz na jednej kartce:
- liczbę osób z kontem pocztowym i liczbę laptopów oraz telefonów służbowych;
- serwery i usługi w chmurze, z których korzystacie (także te, o które „dba” znajomy);
- programy krytyczne dla biznesu, np. Optima, Subiekt nexo, sklep na PrestaShopie;
- godziny, w których firma naprawdę pracuje, i to, co się dzieje, gdy coś przestanie działać w sobotę;
- ile zapłaciliście za IT w ostatnich 12 miesiącach, łącznie z fakturami za awarie.
Z tą listą porównasz oferty w tym samym zakresie, a nie tylko kwoty. Szczegóły pakietów znajdziesz w cenniku obsługi IT.
Od czego zacząć
Jeśli dziś płacisz za IT nieregularnie i nie wiesz, ile to kosztuje w skali roku, najpierw zsumuj faktury i godziny pracy własnych ludzi, którzy „przy okazji” zajmują się komputerami. Często to właśnie ten ukryty koszt jest największy.
Kolejny krok to opis środowiska: liczba kont, serwery, kopie zapasowe, programy krytyczne. Na tej podstawie przygotujemy wycenę stałej obsługi IT albo, jeśli potrzebujesz tylko pomocy dla użytkowników, samego helpdesku IT.
Redakcja Apply
Utrzymanie IT i wsparcie