Chmura czy własny serwer: co wybrać przy 20 pracownikach?

Krótka odpowiedź

Dla większości firm zatrudniających około 20 osób najlepszym wyborem jest dziś chmura dla poczty, plików i współpracy, a osobna decyzja dla systemu, na którym opiera się biznes: programu księgowego, ERP albo aplikacji branżowej. Własny serwer w biurze nadal ma sens, ale w konkretnych przypadkach: bardzo duże pliki, słabe łącze, oprogramowanie, które nie działa poza siecią lokalną, albo maszyny produkcyjne wymagające lokalnego sterowania.

Pytanie „chmura czy serwer w firmie” warto więc rozłożyć na części. Każda usługa, którą dziś obsługuje serwer, może trafić gdzie indziej.

Co naprawdę robi serwer w małej firmie

Zanim porównasz koszty, zrób listę zadań. W firmach tej wielkości serwer zwykle:

• przechowuje udostępnione foldery działów,
• obsługuje bazę danych programu księgowego lub ERP (Comarch ERP Optima, Symfonia, enova365, Subiekt nexo),
• pełni rolę kontrolera domeny Active Directory,
• udostępnia drukarki i skanowanie do folderu,
• czasem trzyma kopie zapasowe innych komputerów, co akurat jest złym pomysłem, bo awaria jednej maszyny zabiera oryginał i kopię.

Część tych zadań chmura przejmuje niemal bez wysiłku. Foldery przenoszą się do SharePointa i OneDrive, logowanie do Entra ID, drukarki do druku w chmurze albo prostej konfiguracji lokalnej. Najtrudniejszy bywa system księgowy, bo to od niego zależy, czy firma w ogóle wystawi fakturę.

Porównanie: własny serwer, serwer w chmurze, usługi SaaS

Serwer VPS sprawdza się przy jednej lub dwóch aplikacjach i przewidywalnym obciążeniu. Serwer dedykowany ma sens, gdy baza ERP jest duża, zależy Ci na przewidywalnej wydajności dysków albo gdy chcesz wirtualizować kilka systemów na jednej maszynie.

Koszty, o których się zapomina

Przy własnym serwerze najczęściej pomijane są rzeczy wokół niego. Licencja systemu serwerowego to nie wszystko: zwykle dochodzą licencje dostępowe dla użytkowników (zasady licencjonowania sprawdź u dostawcy), zasilacz awaryjny, który trzeba wymieniać co kilka lat, chłodzenie w małym pomieszczeniu i kopia zapasowa poza biurem. Sprzęt po pięciu, sześciu latach i tak trzeba wymienić, a migracja zajmuje tyle samo pracy co przejście do chmury.

Jest też koszt, którego nie widać w fakturach: ktoś musi być na miejscu. Gdy dysk sygnalizuje awarię albo serwer nie wstaje po wyłączeniu prądu, potrzebne są ręce przy obudowie. Serwery obsługujemy wyłącznie zdalnie, więc wymianę dysku czy wciśnięcie przycisku zasilania zawsze wykonuje pracownik firmy lub jej lokalny dostawca sprzętu, według naszej instrukcji.

W chmurze pułapki są inne. Abonamenty rosną liniowo z liczbą osób, a łącze internetowe staje się elementem krytycznym. Firma, która przenosi wszystko do chmury, powinna mieć łącze zapasowe, bo bez internetu nie ma dostępu do niczego.

Przykład: pracownia architektoniczna z dużymi plikami

Wyobraź sobie zespół 22 osób, który pracuje na projektach w programach CAD i BIM, z plikami po kilka gigabajtów i łączem z wysyłaniem na poziomie 50 Mb/s. Właściciel chce „wszystko do chmury”, bo stary serwer kończy żywot.

W takiej sytuacji rozsądne jest rozwiązanie mieszane. Poczta, kalendarze i dokumenty biurowe trafiają do Microsoft 365. Program do rozliczeń i kadr może działać na serwerze VPS, z którego korzystają też osoby pracujące z domu. Archiwum projektów i bieżące pliki CAD zostają lokalnie na serwerze plików NAS, bo praca na wielogigabajtowych modelach przez internet byłaby męczarnią, ale z nocną kopią do magazynu w chmurze. Stary serwer można wyłączyć, gdy wszystko działa stabilnie, a pracownicy zyskują to, że poczta i dokumenty działają tak samo w biurze i u klienta na budowie.

Trzy pytania przed decyzją

1. Jak długo firma może pracować bez tego systemu? Jeśli godzina przestoju ERP oznacza wstrzymaną wysyłkę, potrzebujesz rozwiązania z zapasem, niezależnie od tego, gdzie stoi.
2. Ilu pracowników pracuje poza biurem? Im więcej, tym mniej sensu ma serwer w szafce, do którego trzeba się łączyć przez VPN.
3. Czy dostawca oprogramowania wspiera wybrany wariant? Część programów branżowych ma oficjalne wymagania dotyczące instalacji, które warto sprawdzić przed migracją.

Bezpieczeństwo i RODO w obu wariantach

Częsty argument za własnym serwerem brzmi: „dane są u nas, więc są bezpieczniejsze”. W praktyce serwer w biurze bywa słabiej chroniony niż centrum danych: stoi w pokoju bez zamka, ma nieaktualny system i jedną kopię na dysku USB obok. Z drugiej strony chmura nie zwalnia z myślenia. Nadal trzeba włączyć uwierzytelnianie wieloskładnikowe, pilnować uprawnień do folderów i robić kopie zapasowe, bo usługodawca odpowiada za działanie platformy, a nie za to, co użytkownik skasuje.

Przy wyborze dostawcy sprawdź, gdzie fizycznie przechowywane są dane, czy dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania i jak wygląda wyjście z usługi, czyli eksport danych po zakończeniu umowy. Dla większości firm lokalizacja w Unii Europejskiej jest wystarczająca, ale w branżach regulowanych warto potwierdzić wymagania z IOD.

Jak wygląda migracja

Przeniesienie usług z serwera w biurze zwykle trwa od dwóch do sześciu tygodni i przebiega etapami. Najpierw poczta, bo jest najprostsza i daje szybki efekt. Potem pliki, dział po dziale, z okresem, w którym stary udział jest tylko do odczytu. Na końcu system księgowy, najlepiej po zamknięciu miesiąca, z próbnym uruchomieniem na kopii bazy. Stary serwer warto zostawić wyłączony, ale nienaruszony przez kilka tygodni, zanim zostanie wyczyszczony.

Jak podjąć decyzję

Najrozsądniej zacząć od inwentaryzacji: co działa na obecnym serwerze, ile zajmuje danych, kto i skąd z tego korzysta. Dobrym momentem na tę rozmowę jest koniec gwarancji serwera albo planowana zmiana wersji programu księgowego, bo wtedy i tak trzeba coś zrobić. Takie zestawienie przygotowujemy w ramach audytu infrastruktury IT, razem z porównaniem kosztów na trzy lata.

Jeśli okaże się, że system księgowy lub aplikacja branżowa powinny działać w centrum danych, pomożemy dobrać serwer VPS albo serwer dedykowany i przeprowadzimy migrację zdalnie, tak żeby zespół odczuł ją jak najmniej.